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3-1 議事録の要約

解説

会議の後に必ず必要になる「議事録」。
長時間の会議内容を一字一句まとめるのは大変で、時間もかかります。

ChatGPTを使えば、会議のメモや文字起こしを入力するだけで、要点を整理した議事録を瞬時に作成できます。
「決定事項」「宿題」「次回までのアクション」などを指定して整理させれば、誰が見てもわかりやすいドキュメントになります。

⚠️注意点:録音データを直接アップせず、必ずテキスト化してから入力しましょう。

コピペで使えるプロンプト

あなたは会議議事録を作成する秘書です。
以下の会議メモをもとに、要約議事録を作成してください。

【会議メモ】:
(ここにメモや文字起こしを貼る)

【整理の条件】:
1. 決定事項
2. 検討中の課題
3. 次回までのアクション(担当者付き)
4. 要点を200字以内でまとめたダイジェスト

【出力形式】:
- 箇条書きで明確に
- 見出しごとに分ける
- 最後に経営層向けに一行要約

 


3-2 社内規程やマニュアルの簡易要約

解説

社内規程やマニュアルは文章が長く、読むのが大変です。
ChatGPTを使えば、重要な部分を抽出して「新人向け」「現場担当向け」など対象別に簡易要約版を作れます。

特に「難しい法律文」「規則文」をわかりやすく書き直すのに便利です。

⚠️注意点:社内機密情報を含む文書は直接入力せず、要約したい範囲だけを抜粋して利用しましょう。

コピペで使えるプロンプト

あなたは社内マニュアルをわかりやすく説明する教育担当です。
以下の文書を簡単に要約してください。

【原文】:
(ここに社内規程やマニュアルの一部を貼る)

【条件】:
- 専門用語はなるべく噛み砕く
- 新人社員が理解できるレベルにする
- 重要ポイントだけ残す

【出力形式】:
1. 簡易要約(200字以内)
2. 新人向けに「これだけ覚えればOK」という3点
3. 現場担当者向けの実務チェックリスト(箇条書き)

 


3-3 契約書の難解な条文の平易化

解説

契約書は専門用語が多く、読み解くのに時間がかかります。
ChatGPTを使えば、難解な条文を 平易な日本語に言い換えることが可能です。

「法律の解釈」まではできませんが、まずは内容を理解するための補助として有効です。

⚠️注意点:法的な判断は必ず弁護士など専門家に確認してください。ChatGPTの出力はあくまで参考に。

コピペで使えるプロンプト

あなたは法律文書を噛み砕いて説明する専門アドバイザーです。
以下の契約書条文を、平易な日本語に言い換えてください。

【条文】:
(ここに契約書の一部を貼る)

【条件】:
- 法律的ニュアンスを保ちつつ、一般人に理解できる言葉に変える
- 長い文は短く区切る
- 専門用語には簡単な補足説明をつける

【出力形式】:
1. 平易化した文章
2. 条文の要点(3つ以内に箇条書き)
3. 誤解しやすい点があれば注意点も補足

 


3-4 報告書のフォーマット作成

解説

報告書を作るときに困るのが「書き方がバラバラ」になってしまうこと。
ChatGPTに依頼すれば、標準フォーマットのテンプレートを作ってくれるので、誰が書いても統一感が出ます。

例えば「日報」「週報」「月次報告」など、用途別にテンプレを整えておくと便利です。

⚠️注意点:数値や具体的な成果は必ず担当者が正しく入力する必要があります。

コピペで使えるプロンプト

あなたは事務部門の管理者です。
以下の条件をもとに、報告書のフォーマットを作成してください。

【報告書の種類】:
例:週次進捗報告

【記載すべき内容】:
例:業務の進捗状況/達成度/課題/次週の予定

【条件】:
- 誰でも同じ形式で書けるように
- 箇条書きを基本に
- 過不足なく記入できる項目構成に

【出力形式】:
1. 報告書フォーマット(Markdown形式)
2. 各項目に記入例を追加
3. 最後に経営層向けサマリー欄を設置

 


3-5 定型メールのテンプレ作成

解説

日常業務で頻繁に使う「定型メール」──お礼・依頼・確認・案内など。
毎回一から書くと時間の無駄ですが、ChatGPTで用途別メールテンプレを作っておけば効率が大幅アップします。

例えば「商談後のお礼」「資料送付のお知らせ」「社内連絡」など、シーンごとにまとめておくと便利です。

⚠️注意点:宛名や日時などは必ず自分で正確に修正してください。

コピペで使えるプロンプト

あなたはビジネスメールに精通した事務担当です。
以下の条件を踏まえて、定型メールのテンプレートを作成してください。

【想定するシーン】:
例:商談後のお礼/資料送付の案内/納期確認

【条件】:
- ビジネス文書として適切な敬語を使用
- 本文は200字以内で簡潔に
- 件名もあわせて提案

【出力形式】:
1. 件名候補を3つ
2. 本文テンプレ(200字以内×3案)
3. 短縮版(50字以内)
4. 表形式で「シーン/件名/本文」を整理

 

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